Misschien kunt u zich het volgende spelletje nog herinneren. U zit met
meerdere personen op een rij en de eerste persoon fluistert een volzin en deze fluistert
dit weer door aan de tweede, enz. Uiteindelijk moet de laatste persoon de zin
hardop uitspreken. Zeer grote kans dat deze op geen enkele wijze lijkt op de
volzin waarmee de eerste persoon is gestart. Dit is een extreme vorm van hoe
het mis kan gaan als processen niet geïntegreerd zijn. Iedere, laten we zeggen,
menselijke tussenkomst interpreteert, vertaalt en spreekt op zijn eigen wijze.
Maar wat verwachten we nu van ons IT-landschap?
Ik weet nog goed: begin 2000 startte ik bij een nieuwe werkgever als
werkvoorbereider/ engineer. Mijn desktop werd door IT klaargemaakt en ik kreeg
de beschikking over ruim twintig (!) applicaties. Juppie. Van CAD-systeem tot
gereedschap-beheer, van MRP tot expeditie-systeem. Ik ben, geloof ik, een jaar
bezig geweest voordat ik zelfstandig van de ene applicatie naar de andere kon
navigeren om mijn processen af te handelen. Ik werd hier natuurlijk (!)
ondersteund door de vele uitzonderingen op de regel. Nu is het een utopie om te denken dat je heden ten
dage met één applicatie uit de voeten kunt, maar je ziet wel dat
pakketten beter met elkaar integreren en dat ERP natuurlijk een behoorlijke
vlucht heeft genomen.
Maar nog steeds blijft mijn vraag valide. Wat verwacht ik uiteindelijk
van mijn systeem? Volgens mij is dit ondersteuning van de bedrijfsprocessen op
een dusdanige manier dat ik tijd bespaar of handelingen beter en/of slimmer kan
doen. Wat mij enorm zou kunnen helpen is dat ik de informatie die erin stop, ik
niet hoef op te zoeken, maar dat ik signalen krijg (proactief!) over zaken die
mis dreigen te lopen. Focus dus, op alléén zaken die er toe doen (zie mijn blog
over voortgangsbewaking).
Ik denk dat het belangrijk is om te benadrukken dat applicaties tegenwoordig
zóveel meer kunnen dan informatie opslag en rapport generatie. Er valt veel
tijd te besparen met informatievoorziening. Laat informatie naar u toe komen i.p.v.
het te halen! Maak gebruik van het geïntegreerd geheel. Dit zou kunnen betekenen
dat u er op sommige vlakken meer informatie in moet stoppen dan benodigd is
voor úw werkzaamheden, maar een collega zou hier heel veel baat bij kunnen hebben. Ik
kom even terug op de werkvoorbereider. Hoe nauwkeuriger hij/ zij zijn werk doet,
des te completer de voorhanden informatie is. Hoe sneller de planner dus beslissingen
kan maken en op de werkvloer sprake is van een geoliede machine. En bij
klachten door verkoop snel naar de originele informatie gezocht kan worden,
enz... wat een potentie!
Dit vraagt echter wel iets van de betrokkenen. Integraal gedachtegoed
is een gemeenschappelijk goed en maakt dat de informatievoorziening steeds
beter en pro-actiever wordt. Toch vormt dit in de dagelijkse beslommering
nog een te nemen hobbel. Je moet iets extra’s doen, waar je zelf geen baat bij
hebt, maar je collega’s en het bedrijf des te meer. Niet Veronica, maar
informatie komt naar u toe deze zomer! Herkenbaar?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten