Hoe mijn dagen eruit zagen in de jaren 2000:
Rond een uur of acht begint de dag met een bak koffie. Mijn
desktop start op met Windows 98 SE, waarna ik mijn ERP-applicatie start. Om te
kijken hoe we ervoor staan, zal ik de lijst met openstaande orders moeten
printen. Vervolgens zoek ik mijn liniaal en arceerstiften om eens flink aan de
slag te gaan. De lijst bevat zo’n 300 regels en ik zal ze stuk voor stuk moeten
nazoeken. Ik start bij de eerste regel. Iedere regel wordt bezocht
door mijn liniaal voor hun huidige status.
Ik arceer een orderregel groen wanneer deze op tijd dreigt te
komen. Na een half uur ben ik bij regel 50 beland en ontdek ik dat deze order te laat
komt. Aj. Nog even uitzoeken wat de oorzaak is en wat ik eventueel zou kunnen
doen om deze alsnog groen te kunnen arceren. Meteen vraag ik me af wie ik moet
informeren over deze vertraagde order. De regel wordt uiteindelijk met de rode
arceerstift aangemerkt.
2.5 uur verder heb ik de gehele lijst doorgeakkerd. Het is een
kleurig schouwspel geworden met groene blokken en wat rode lijnen, aangevuld
met enkele opmerkingen. Deze lijst zal als input dienen om de verschillende
afdelingen per mail te informeren over welke orders dreigen te laat te komen.
Ieder dag weer ben ik drie uur (!) bezig te onderzoeken hoe we ervoor staan.
Wat zou het zijn als ik één scherm had? Een scherm waarin ik
direct kan zien of kan filteren op orders die te laat komen.
Helemaal gelukkig zou ik worden als ik vanuit dat zelfde scherm door kan zoeken
naar achterliggende informatie en kon aanvullen met aantekeningen voor
collega’s.
De regels die wel op tijd komen hoef ik niet te zien. Ik wil eigenlijk
geen tijd verspillen aan zaken waaraan ik niets hoef te sturen. Volgens mij bespaar
ik dan gemakkelijk 2.5 uur per dag! Tijd die ik bezig kan zijn met andere zaken.
Wat mijn rol is in dit bedrijf? Ik zou de inkoper kunnen
zijn, de productieplanner,
verkoopbinnendienst of zelfs de magazijnbeheerder. Zij kijken allen
naar orders waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Ik denk dat velen die zo'n rol
vertolken zich kunnen verplaatsen in de zojuist geschetste situatie. De
bovenstaande oplossing van voortgangsbewaking door “Management by Exception” bestaat reeds enkele jaren. Ik bemerk alleen
dat mensen veel moeite hebben om afscheid te nemen van hun vertrouwde
lijstjes. Ondanks alle voordelen van dit soort schermen, krijgen
we vaak nog de vraag vanuit de markt of we oude vertrouwde voortgangslijstjes
kunnen leveren. Waarom de lijstjescultuur levend houden?
Herkenbaar? Laat het weten.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten