Workflow, de Haarlemmer olie?!

Processen vastleggen is één, maar processen opvolgen én monitoren is twee. Hoe vaak worden processen niet fantastisch afgestemd en eventueel nog prachtiger gedocumenteerd? Het ‘handboek soldaat’ voor de medewerkers, maar vervolgens (en dat laten we gebeuren) doen we er niet zo heel veel mee en gaat een ieder heerlijk zijn eigen gang. Dan is er dé oplossing. Wij willen workflow….

Een proces wat heden ten dagen niet lekker loopt, proppen wij in een strak omlijnde workflow in onze IT-applicatie. Heerlijk! Daarbij zijn we niet gehinderd van allerlei escalatie- en autorisatieregels. Wanneer Piet niet binnen twee dagen de taak een stap verder heeft gezet, gaat er automatisch een mail naar zijn chef. Dat zal hem leren…!

Dat, en dat weet u ook, gaat niet veel helpen en zal over het algemeen nog meer weerstand oproepen. Workflow is een pracht middel om processen die goed lopen, efficiënter en sneller te maken. Neem bijvoorbeeld het accorderen van inkoopfactuurverschillen. In het verleden kreeg je de papieren factuur opgestuurd en vervolgens liep je naar de kast met inkooporderformulieren. Je zocht in de klapper de juiste orders erbij. Misschien had je ook de pakbonnen al bij de hand. Vervolgens kon je controleren of de factuur afwijkingen had. Zo niet, geen probleem, dan kon de factuur betaald worden. Wanneer er toch verschillen waren, moest de verantwoordelijke inkoper een verklaring of akkoord geven (naar gelang het proces was afgesproken). De papieren factuur, inclusief een kopietje van de order, werd bij de inkoper in het bakje gelegd in de hoop dat hij er een keer tijd voor had om er wat van te vinden. Uiteindelijk kwam er dan een uitleg of een akkoord. Veel papier, een hoop geloop en ge-email of getelefoneer om dit proces in banen te leiden. In dit proces kan een geautomatiseerde workflow super helpen. Denk aan dat de papieren factuur komt binnen (ook wel een beetje ouderwets) en vervolgens wordt gescand. Waarbij de gescande gegevens in ERP worden gematched. Bij afwijkingen gaat automatisch een workflow lopen en de inkoper krijgt een mededeling naar een afwijking te kijken. Alle gegevens zijn vanuit één scherm beschikbaar en hij/ zij kan zijn beslissing per direct nemen. Daarmee sluit de workflow. Het gehele proces is digitaal te volgen en bij te sturen.

Heb je een inkoper die zijn bakje met afwijkingen aan zijn laars lapt, dan is de kans groot dat de mededeling voor een digitaal akkoord ook niet opgepakt wordt. Een workflow is zo krachtig als de gebruiker die er mee moet werken. Bedenk goed voordat je een workflow in gebruik gaat nemen of de gebruikers hiermee willen en kunnen werken. Niet ieder dan dat is het proces af te vangen in workflow. Ik zou gek worden als ik de hele dag meldingen zou krijgen, omdat alles in een workflow gepropt moet worden. Er bestaat ook nog zoiets als verantwoording voor je eigen werk en werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden is ook een leuke. Ik krijg heel vaak de volgende vraag: “Kan een workflow ook een taak aan een afdeling geven, zodat iemand uit die groep er iets mee moet doen.” In principe zou dit kunnen, alleen rijst bij mij direct de vraag wie er dan verantwoordelijk is. Gedeelde verantwoording is geen verantwoording! Dit zijn typische zaken die je van te voren goed moet afstemmen. Er zijn allerlei regels (workflow rules) op te stellen over wie, wat, wanneer en bij hoeveel moet doen en als hij het niet doet wie dan de volgende in lijn is. Technisch is bijna alles mogelijk, maar het moet wel werkbaar blijven en waarde toevoegen aan je proces. Waarde kan in deze vaak uitgelegd worden in efficiëntie en risicobeheersing (foutkans verminderen).

Gebruik workflow dus vanuit kracht. Alvorens het in te zetten zal er overeenstemming moeten zijn over de processen en de verantwoordelijkheden. Toch?

Is ERP een compromis??

Ik heb in een voorgaand blog al eens geschreven over de selectieprocedures die gehanteerd worden bij ERP-selectietrajecten. In deze blog wil ik eens nader de betrokken mensen onder de loep nemen. Uiteindelijk heb je een paar partijen die zich zouden kunnen bemoeien met zo’n selectietraject. Ik beperk mij even tot de mensen vanuit uw organisatie en even geen derde partijen zoals softwareleveranciers en selectie-/ adviespartijen.

Het belangrijkste is natuurlijk de beslisser die uiteindelijk de zak met geld op tafel moet brengen. Dit kan een directeur zijn of de Raad van Commissarissen. In elk geval de partij die doorslaggevend is in de eindbeslissing. In vele gevallen is de beslisser in een vroeg stadium niet of nauwelijks betrokken en dat is jammer. Inmenging van strategie en ambitie is wat je mag, of eigenlijk móet betrekken! Wij zien uiteindelijke beslissers zich wel eens verschuilen achter de stelling: “ik heb geen verstand van IT, laat de gebruikers met de IT-afdeling maar kiezen en daarna kom ik wel.” Volgens mij is ERP geen feestje van IT en/of gebruikers. Automatisering kan het middel zijn om je ambitie in strategie om te zetten, het verschil te maken en toekomstbestendig te zijn.
En dat gaat veel harder dan menigeen denkt! Voordat je het weet heeft tijd en technologie je ingehaald. In retail-land zie je dat (al een tijd) gebeuren. Allerlei bedrijven die jarenlang succesvol waren, maar (net) niet op tijd richting online gingen, hebben het heel zwaar of erger. Denk aan Blokker, de Schoenenreus, V&D, Neckermann en Halfords. Daarentegen, hulde aan Wehkamp.
Een ERP-keuze is een essentieel en strategisch (!) onderdeel van de bedrijfsvoering, dat geef je toch niet zomaar uit handen?! Je wilt toch wel dat de juiste keuzes worden gemaakt en door mensen omringt worden die het niveau hebben samen met jou een goede keuze te maken. 

Ik heb in de afgelopen jaren vele demonstraties en presentaties mogen geven bij een groot aantal productie- en handelsbedrijven van klein tot zeer groot. Ik verwonder mij nog steeds over het verschil qua niveau, capabiliteit en diversiteit van mijn publiek. Heel vaak zie ik de eindgebruiker aan tafel, want die mag er ‘ook iets van vinden’. Lastig in deze kan zijn dat de eindgebruiker nu net niet bezig is, of überhaupt weet, wat de strategie van het hoger management, directie of RVC is. Met alle goede bedoelingen zit hij/ zij de presentatie te bekijken en een keuze te maken op basis van zijn eigen belevingswereld. Korte termijn…

Natuurlijk moet de eindgebruiker er mee kunnen werken. Een ‘buy in’ kan in sommige gevallen helpen, maar of je deze partij doorslaggevend moet laten zijn voor een beslissing is wel een lastige (uitzonderingen daargelaten natuurlijk). In de tijd dat ik bij de machinefabrieken werkte, werden er regelmatig nieuwe lasmachines aangeschaft. Mijn beste vriend die daar al jaren als lasser werkte, is nog nooit gevraagd wat hij van de lasmachine vond. Daar was hij niet mee bezig. Hij was vakman en maakte hoogwaardig laswerk. Eén ding wist hij wel, als de baas bezuinigde door de goedkoopste Chinese rotzooi aan te schaffen, hij hem wel even ging vertellen dat hij zo niet kon werken. Maar of de machine een knop links had zitten en wat voor kleur de machine had, voegde voor zijn werk niet veel toe. Zonder een waardeoordeel te willen vellen over mijn publiek en of deze in staat zijn om een goed advies of keuze te maken, wil ik u aansporen erover na te denken wie u tegenover een softwareaanbieder zet. Is het handig om dit met een hele grote groep te doen en zo veel discussie en soms hele kostbare tijd van mensen in te zetten? Is een klein kernteam niet handiger met mensen die echt uw ambitie snappen en kunnen doorgronden? Als u vraagt wat u al heeft, krijgt u wat u had, toch? Daarnaast is het, denk ik, belangrijker dat deze mensen over hun eigen muur heen kunnen kijken en begrijpen dat ze samen moeten werken. Soms moet de een iets meer doen, zodat de hele organisatie daar de vruchten van plukt. Lees eventueel een eerdere blog: Integraal gedachtegoed: een gemeenschappelijk goed.

Eigenlijk is mijn verhaal heel simpel. Ben als eindbeslisser onderdeel van zo’n belangrijke strategische keuze en zoek daarbij de competente mensen om u heen om een weloverwogen keuze te maken. Of wilt u dat uw bedrijf van compromissen aan elkaar hangt? Volgens mij bent u daar iets te veel ondernemer voor. ;-)

ERP kiezen: waarom moeilijk doen, als het makkelijk(er) kan?

“Heeft u wel keuze?” Vreemde vraag wellicht om een blog mee te beginnen, maar ik gooi hem er toch in. Ik werk al jaren in een omgeving waarbij bedrijven op zoek zijn naar een (ver)nieuw(d) ERP-systeem. De wijze waarop deze trajecten aangevlogen en doorlopen worden, is altijd anders. Geen traject is hetzelfde. In sommige gevallen is de expertise in huis om deze keuze zelf te maken. De ingrediënten voor een (goede) keuze? Lef en ambitie.
Nu maakt een bedrijf niet ieder jaar een ERP-keuze en mede hierdoor zijn er adviesbedrijven. Het concept hierachter is dat het selectieproces wordt gefaciliteerd, zodat u als bedrijf een keuze zou moeten kunnen maken voor een passend ERP-systeem.

Er is natuurlijk een rijk pallet aan ERP-ontwikkelaars met ieder hun specialiteit of compleetheid. Een (klassieke) methode om ERP-systemen te kiezen, is om te beginnen met het uiteenzetten van eisen en wensen, waarbij ik altijd ten strengste hoop dat hierin de ambitie van het bedrijf terug komt, zelfs leidend is! Hiermee kijk je vooruit en voorkom je dat je de huidige situatie nabootst in een nieuwe omgeving. “Als je vraagt wat je nu hebt, krijg je wat je had.” Door ambitie te vertalen naar een ERP-/ IT-beleid maak je stappen voorwaarts en liggen verbeterslagen binnen bereik. Ik spreek dan niet over minder muisklikjes om een ordertje te kunnen invoeren. Denk hier aan in control en toekomstbestendig zijn.
 

Less is more

Uiteindelijk kun je dit hele verhaal in een RFI (Request For Information) gieten, zodat je een voorselectie kunt doen. De Long List-fase. Bedenk wel dat wanneer je voor de RFI tien partijen aanschrijft, je ook al deze tien partijen moet beoordelen. Kost tijd! Misschien had je op voorhand al een hoop partijen kunnen uitsluiten door simpelweg eens rond te vragen in je omgeving of bij collega-bedrijven. De meeste bedrijven hebben ondertussen (goede of slechte ) ervaringen met ERP-systemen. Online deskresearch kan hier ook prima mee helpen.
Een voorbeeld: wanneer uw bedrijf bestaat uit meerdere bedrijven, verdeeld over meerdere landen en u vindt de onderlinge digitale samenwerking tussen deze bedrijven belangrijk en wilt dat ze allen op hetzelfde systeem werken, is het natuurlijk zonde van de tijd een aanbieder uit te nodigen die een systeem aanbied welke alleen de Nederlandse markt afdekt, geen intercompany verkeer toestaat en niet met vreemde valuta of talen kan werken.

Ook de partnerkeuze kan door de komst van Internet behoorlijk vergemakkelijkt worden. Neem het bedrijf uit het voorbeeld. Wanneer de betreffende aanbieder nog nooit of zelden een productiebedrijf heeft geautomatiseerd, is het misschien wel handig om naar de andere partner kijken die hier een ruime ervaring mee heeft. Reduceer d.m.v. de RFI de opties tot twee á vier partijen. U heeft uw shortlist.

Nodig deze shortlist uit voor een demo. Vraag hen om aan de hand van uw business case een presentatie te doen van zijn of haar ERP-oplossing. Let wel: voor alle betrokkenen is dit een uiterst tijdrovend proces. Enerzijds wordt veel van uw bedrijf gevraagd en anderzijds moet de aanbieder het systeem inrichten. Tenslotte moet de aanbieder bewijzen hoe goed het systeem is, dat hij jou business snapt en last but not least… past de aanbieder (cultuur) wel bij u?

Een culturele klik is bijzonder belangrijk! ERP implementeren is namelijk mensenwerk. Het is geen cd-tje in een cd-drive, een cursusje en je bent klaar. Voor een bepaalde periode komen er consultants (mensen) bij u over de vloer. Een goede samenwerking vergezeld met plezier zou toch zo maar eens een boost kunnen geven aan uw project…

Tegelijkertijd met de demo wordt vaak een budgetindicatie verwacht voor de te leveren software en diensten. Een RFP (Request for Proposal) zou je het kunnen noemen. Ik weet dat heel veel bedrijven op voorhand prijzen willen weten, maar in veel gevallen is dat lastig. Om een goede inschatting te maken, zal je veel van het bedrijf moeten weten en dat is niet alleen maar de processen, maar ook de beschikbaarheid van key-users, het niveau van de organisatie, enz. En daarbij: neemt het bedrijf wel beslissingen (tijdens het project), kunnen ze veel zelf of moet de aanbieder veel doen?
Neem op basis van de demo een beslissing of u met één of misschien twee partijen door wilt. Maximeer(!), want wist u dat het hebben van meer dan drie keuzemogelijkheden vaak leidt tot het niet maken van een keuze! Vraag de overgebleven partijen om een offerte.

Ik zou de bovenstaande processtappen natuurlijk verder kunnen uitdiepen, maar dan verzanden we in iets te veel theorie. En zoals ik al schetste loopt ieder traject anders, maar ik probeer hier de klassieke methodiek te schetsen. Maar het kan dus anders…met lef en ambitie!

Dus…

U bemerkt het al, u moet keuzes blijven maken in dit traject. ERP selecteren is intensief, kost inspanning van het bedrijf, maar ook van de aanbieders. Past hun aanpak wel bij ons? Hebben wij wel de tijd om zo’n heel traject te doorlopen? Willen wij de keuze in eigen hand houden of zoeken we hulp in enige vorm? Is ons bedrijf klaar voor ERP? Mag ik afwijken van een aanpak of selectieproces (denk aan aanbestedingsregels)? Misschien ben ik al overtuigd van één of twee oplossingen en wil ik helemaal dit circus niet aan met al die partijen. Als je vooraf al weet wie in de finale komt te staan, waarom zoveel moeite? Maak het uzelf gemakkelijk en overzichtelijk.
Als laatste die ik noem, toch wel belangrijk: heb ik budget? Je koopt niet van je laatste euro’s een ERP-oplossing, toch? En zo heb je waarschijnlijk nog wel meer vragen cq. keuzes…

De strekking van dit betoog is om vooraf goed te bedenken hoe u tot een keus wilt komen, daarbij zijn er vele wegen naar Rome. Het zou prima kunnen zijn dat u al overtuigd bent van een partij en zo heel snel tot beslissingen kunt komen. U heeft immers een vraagstuk waarbij ERP de uitkomst is. Actie is geboden! Culturele match, oplossing, kunde, referenties, budget, lef en ambitie. Soms is er (g)een keuze?!

Plannen is een pot nat?!

“Meneer Berends, ik ben vorige week op een beurs geweest en daar sprak ik een operations manager van bedrijf ‘X’. Die had de tool gevonden voor zijn planning. Sinds de aanschaf daarvan heeft hij significant verkwisting van tijd kunnen voorkomen, insteltijden kunnen reduceren en zijn fabriek liep als een zonnetje. Die tool wil ik ook.” Daar sta je dan met je goede gedrag. Wat diegene me eigenlijk vraagt, is of ik licenties kan leveren voor die tool en het even implementeer. Eigenlijk sta je dan al met 1-0 achter. Met al je zakelijke wijsheid moet je beginnen met hem teleur te stellen. Langs een lange lijst van kritische vragen kun je concluderen dat deze ‘tool’ misschien niet zou kunnen passen bij zijn bedrijfssituatie, het zou natuurlijk top zijn als deze tool wel past. Dan nóg zou de situatie verschillen van het geschetste ideaal-beeld van de operations manager van bedrijf ‘X’. Zonder alle business requirements uit de doeken te moeten doen in één blog, wil ik er toch een paar de revue laten passeren.  

Een bedrijf wat op order produceert, of op voorraad, of in het spannendste geval een hybride omgeving, kijkt toch iets anders naar zijn planning. Wil dit bedrijf zijn voorraden omlaag brengen of is deze bezig lead time in de sales cycle te verkorten? Misschien heeft het bedrijf een discrete of een procesmatige productie. Enkelstuks, series, prototyping. Denk eens aan constraints: heb ik wel mogelijkheden om machines te kiezen, uit te besteden bij een capaciteit overload, mensen die beschikbaar zijn? Dit zijn nog maar een paar van de, laten we zeggen, hardere criteria. Denk ook eens aan de zachte, welke vaak vergeten worden, zoals cultuur, adoptievermogen van personeel, aversie tegen product ‘Y’, jarenlange ervaring met product ‘Z’.  

Stel uw bedrijf ondersteunt al jaren met Excel een planning. Met veel knip- en plakwerk, kleit u iedere maandagochtend weer uw planning dicht. Gaat een ordertje toch niet lukken, dan verwijdert u de cel en plakt hem ergens anders weer in. Niet geremd door enige integratie. U weet dat sommige orders altijd samen bewerkt moeten worden en die plakt u dan in één cel. Hoppa…dat is geregeld. Uw planning zit dicht, maar op orde is een tweede. Het lastige hierbij is wel dat uw materiaalstroom niet meegaat, daardoor is het moeilijk te volgen hoe uw processen er daadwerkelijk voor staan. De flexibiliteit van Excel staat voor niets. Nu kan het van belang zijn dat u toch geïntegreerd wilt plannen. Dat betekent dat de onvoorwaardelijke vrijheid die u heeft in Excel toch iets moet gaan inboeten. Er zijn ineens andere krachten die zomaar knippen en plakken met grote groepen niet mogelijk maakt! Dit is een transitie die heel veel op kan leveren, maar bent u zich bewust van de tijd die mensen nodig hebben om Excel los te laten.  

Ik kom vaak mensen tegen die geen inzicht hebben in de planning en hierdoor een slechte levertijd hebben, noem de problemen maar op. Grafisch plannen middels een Gantt zou hier de uitkomst bieden, is dan het idee. Tijdens demo’s blijken deze dromen ook nog eens verwezenlijkt te kunnen worden. Vaak mondt dit uit in een grote teleurstelling. Is uw situatie geschikt voor grafisch plannen? Hoeveel orders wilt u plannen? Hoeveel uitzonderingen zijn er? Is deze hoeveelheid aan orders en machines wel op één grafisch dashboard weer te geven? Is er iemand die de algoritmes van de constraints kan programmeren en onderhouden? Misschien was in het bovenstaande voorbeeld een pragmatische oplossing beter geweest. Denk aan dashboards, signalering en rapportage.  
 

Is er dan geen goede planningsoplossing? Jawel, maar die laat zich niet in zomaar één tool vangen. Het komt er op neer dat, voordat u naar planning tooling gaat kijken, u onderzoek moet doen waar u het voor in wilt zetten. Wat is het doel? Wat zijn de scenario’s? En is uw personeel wel klaar voor dit soort tooling?  
 

Er zijn legio goede tools die u zouden kunnen helpen met alle specifieke eigenschappen. Het zou kunnen dat een combinatie de truc voor u doet. Dat kost wat denk- en analysewerk vooraf, maar voorkomt grote teleurstellingen achteraf.

 

ERP in de wolken, is dat wat?

“Iedereen moet in de cloud”, hoor ik tijdens veel webinars, seminars en congressen. Heeft iemand zich al eens afgevraagd of ik wel in de cloud wil? Is het allemaal wel zo’n feest? En wat is dat nu de ‘cloud’? Nu was ik niet van plan een heel epistel te wijden aan wat de cloud is en wat het voor een ieder kan betekenen, maar een beknopte blog kan ik er toch wel aan wijden. Daarbij zal ik proberen me te beperken tot Jip-en-Janneke-taal wat uiteindelijk ook het beste bij mij past.

Er zijn vele verschijningvormen van de cloud en deze diensten worden ook nog onder vele verschillende condities aangeboden. Zo kan het zijn dat u helemaal geen zin in een duur hardware pakhuis in de kelder. U koopt wel software, maar u zoekt een persoon die dit op een server zet en u betaalt wel een vergoeding. Hosting is al sinds jaar en dag bekend in de IT-wereld. Dit waren de eerste vormen van private cloud. Uw gekochte software op een gehuurde omgeving bij een ander in de kelder. We kennen deze private cloud-variant ook in andere vormen. Het kan zijn dat u het beheer en de softwarelicenties óók huurt. Dit noem je nog steeds private cloud, want de software staat daar speciaal voor u. Een voordeel kan zijn dat je niet meer druk hoeft te maken over servers en dat soort zaken.

Nu heb je ook nog de public cloud en zonder het te beseffen misschien maken we er al sinds jaar en dag gebruik van. Denk aan de apps op uw smartphone. U maakt gebruik van software die komt van het net en maar u bent geen eigenaar. Uiteindelijk betaalt u misschien wel iets, maar dat is eigenlijk geld voor gebruik, u bent geen eigenaar. Wie heeft er in 1997 een Hotmail-account gemaakt of in 2004 een Gmail-account? Dit zijn ook diensten die via internet worden aangeboden. Dat is standaard software voor iedereen te gebruiken en u hebt uw eigen (hopelijk) veilige hoekje waar uw data staat. Geen installaties meer op de eigen computer behalve misschien een app. In deze is de app alleen een voorkant, een portaaltje speciaal, zeg maar, opgemaakt om naar uw data te gaan die ergens in een datawarehouse staat te draaien.

Nu bestaan bovenstaande cloud-types al jaren en waarom staan we dan toch zo hard van de daken af te schreeuwen dat we naar de cloud moeten? Wat is er dan nieuw? Steeds meer Business Applicaties vinden hun weg naar de public cloud. Wat betekent dat er standaard software ergens in de wereld draait, waarvan u gebruik kunt maken. CRM-applicaties bv. bestaan al jaren in deze vorm. Nu doet ook ERP-gerelateerde software zijn intrede in deze cloud. Dit betekent dat er bedrijfsprocessen kunnen worden ondersteund met software die voor iedereen binnen uw bedrijf toegankelijk is, mits er een abonnement wordt betaald. Uw data is hierbij afgeschermd voor de buitenwereld.

De community die deze software gebruikt, maakt samen de software slimmer en beter. Zo verbetert u samen de mogelijkheden en kan het tegen betaalbare kosten worden aangeboden. Steeds vaker zien we deze oplossingen met elkaar communiceren, zodat een heel platform van cloud-diensten uw bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen. Het gemak en de snelheid waarmee dit gepaard gaat, maakt het misschien wel heel interessant voor u. Stel, uw bedrijf is aan een enorme groei/ verandering/ krimp/ geografische verplaatsing, etc. bezig. Dan is het van levensbelang dat uw business-platform mee kan bewegen. Op en neer. In welk tempo dat dit moet gebeuren ligt aan de situatie. Sommige bedrijven zijn van nature huiverig voor verandering/ internet/ cloud, noem ze maar op. Sommige berichtgeving helpen daar ook niet bij. Denk aan NSA, patriot act, etc. Maar het zou ook zomaar eens vele voordelen kunnen opleveren. Belangrijkste wat ik daarin nog vergeet te vermelden is het hybride model. Uw Business Critical processen gewoon on-premise (in het keldertje op uw eigen server) en aanvullende diensten in de cloud. Reden genoeg om je er eens verder in te verdiepen.

Lees ook eens: applifying the world (augustus 2014)

Het ERP MES snijdt aan twee kanten

Vanuit de theorie wordt gepredikt dat bedrijfsprocessen in verschillende lagen worden ondersteund. ERP voorziet in de administratieve processen, waarbij MES de laag biedt tussen de productievloer en ERP. In het verleden was deze scheidslijn vrij helder en eenvoudig in te schatten. Tegenwoordig is dat lastiger! Dit komt doordat leveranciers van beide systemen verder evolueren. ERP krijgt steeds meer functionaliteit om productieprocessen te plannen, te bestuderen en te controleren. Kwaliteit management is in de meeste ERP-systemen opgenomen. MES-systemen beginnen daarentegen weer meer op te schuiven naar het ondersteunen van processen die men voorheen toebedeelde aan ERP-functionaliteit. Dit alles maakt het er soms niet makkelijker op, of toch wel? 

Ik wil niet helemaal in detail treden wat beide systemen voor u kunnen betekenen en ben zo brutaal geweest ervan uit te gaan dat u weet wat een ERP- en een MES-systeem is. Wikipedia kan hier altijd een handje bij helpen.

Enkele vragen die we ons kunnen stellen zijn; willen we nog wel twee IT-systemen naast elkaar draaien met een stevige interface? Upgraden van één van de twee systemen wordt hierdoor steeds lastiger, want wie draagt er zorg voor de interface? Daarnaast kan het zijn dat door de evolutie van de twee systemen u een overkill aan functionaliteit heeft. Herkenbaar?

Het is heel belangrijk om vooraf te inventariseren hoe u écht wil werken of wat u écht nodig heeft. Ik heb het niet over een snoepwinkel die aangeboden wordt door pakketleveranciers. Vraag u af waar nu echt het geld mee verdient wordt! Of waarmee voorkomen wordt dat de winst verloren gaat binnen uw bedrijf. In sommige gevallen kan het zijn dat de beheersing van productieprocessen (inclusief alle complexe detailplanning, procesparameter waarborging, niet order gerelateerde proces-/ kwaliteitsgegevens en wat MES nog meer biedt aan functionaliteit) de boventoon voert. Misschien is een modern ERP-systeem, welke al veel van de benodigde MES-functionaliteit behelst, al voldoende.

Wordt het niet eens het tijd om de sturing pragmatischer op te pakken of echt te integreren? Waarbij alles vanuit één systeem gevolgd kan worden. Het kan zo eenvoudige zijn. De huidige platformen bieden in deze vaak ook wel landingsplaatsen voor machine/ proces-data die niet order-gerelateerd is. Ik durf zeker niet op uw stoel te gaan zitten en te zeggen wat nu het beste is. Dit is natuurlijk per situatie anders. De keuze is niet altijd eenvoudig, snap ik, maar ik wil u uitdagen om pragmatisch te denken. Hierbij is de vraag ‘waarom zou je het willen?’ waarschijnlijk belangrijk dan ‘wat kan er allemaal?’. Moeilijk en complex doen kan altijd nog.

Ambitie omzetten in strategie

Tijdens de vele gesprekken die ik heb gevoerd met aankomende klanten, komen vaak ambitieuze plannen op tafel. Over optimalisatie-slagen, efficiëntie verbetering, kostenreductie, “double digit” groei, etc.. Allemaal zeer valide en mooie toekomstdromen, maar om deze daadwerkelijk om te zetten in resultaten is andere koek. Uiteindelijk is een goed doordacht plan noodzakelijk. Het kan best zijn dat bepaalde processen met een hoop geluk, goede moed en hard werken tot hun recht komen, maar dat is een uitzondering. Er zal meer energie in moeten worden gestoken, zonder dat u de flexibiliteit en innovatiekracht uit het bedrijf wil ‘drainen’. Dat vraagt om denk- en besluitvaardigheid.

Een tweede aspect waar u niet aan voorbij kunt, is dat er geïnvesteerd moet worden alvorens ‘iets’ kan renderen. Investeringen in mensen of in oplossingen. Wellicht een pijnlijke, maar er moet over een terugverdienmodel nagedacht worden. Waarbij dat in sommige gevallen lastig te bepalen is. Zeker als dit ook nog om de zachte kant van verbeteringen gaat, namelijk bij de mens. Er zijn allerlei modellen te bedenken om tot een ROI-berekening te komen. Maar wordt hierbij rekening gehouden dat u niet alleen klaar wilt zijn voor morgen, maar ook voor de komende tien jaar een basis legt? U wilt toch niet weer over een jaar uit uw jas gegroeid zijn, toch? Daarom verdient het aanbeveling om niet een te grote jas aan te trekken, maar een jas die kan meegroeien met uw ambitie. Dit laatste vraagt om visie en strategie voor de lange termijn. De afgelopen vier a vijf jaar is dit wel wat lastig geweest in tijden van economische malaise. Gelukkig durft men ondertussen weer vooruit te kijken en ziet men dat de horizon best blauw kan kleuren.

ERP-implementaties worden vaak aangegrepen om verbeterslagen te realiseren in een bedrijf. In sommige gevallen kan dit zijn vanwege een oud systeem waar geen support meer op gegeven kan worden. Of de specifieke hardware staat op instorten (van ouderdom) en helaas draait deze oplossing alleen op die hardware-omgeving. Heel vaak wordt naar een nieuw systeem gekeken omdat bepaalde functionaliteit wordt gemist of niet wordt ondersteund. U kunt zich een aantal vragen stellen. Kan de (nieuwe) oplossing meegroeien in de expansiedrift van bedrijven? ERP-oplossingen van tegenwoordig zijn steeds completer, dus wat kan dan het grote verschil maken? Keihard prijzen vergelijk is in vele gevallen appels met peren vergelijken.
Ten tweede; tel de investering en onderhoudskosten bij elkaar op en deel deze door het aantal voorgenomen gebruiksjaren. Het plaatje wordt al heel anders. 

Dat is de harde kant, maar nu de zachte kant: de implementatiepartner. Snapt deze uw business? Ervaart u een culturele klik? Heeft deze aanvullende branchekennis? Maken zij het verschil met oplossingen die u gaan helpen? Bij de eerste kennismaking begint de ‘verkering’. De uiteindelijke implementatie wordt vaak vergeleken met een huwelijk. Men bezegelt het samenwerken voor onbepaalde tijd (ook na live gang). Maar…als bovenstaande vragen beantwoord zijn, zijn we dan klaar?

Voor een groot deel wel, maar er mist nog één cruciale factor. Vaak is de implementatiepartner in staat om u te helpen met uw bedrijfsvoering van vandaag en morgen. Maar is deze daarnaast ook in staat om een basis te leggen voor de komende tien jaar? Anders gezegd; gaat deze partner u helpen om uw ambitie te realiseren. Dit mag u, nee moet u, toch van uw partner kunnen verwachten?

Applifying the world

Wie heeft ze niet… de gemiddelde mens met een smartphone is al redelijk besmet met het app-virus. Voor iedere spreekwoordelijke scheet is wel een app te vinden. Ik heb me door mijn zoon laten vertellen dat zelfs voor de scheet (het geluid) een app aangeboden wordt, welke tot hilarische taferelen kan leiden. Maar ik dwaal af. Deze zomer heb ik mij tijdens mijn rondreis met de camper door Frankrijk laten leiden door Buienradar om verzekerd te zijn van redelijk weer. Lengte van files werden bekeken via de app ‘het Verkeer’ en ga zo maar door. Mijn telefoon is veelvuldig gebruikt in de vakantie, maar ik kan mij niet herinneren ook maar één telefoontje te hebben gepleegd of een sms’je te hebben verstuurd. 

Kun je daaruit opmaken dat apps ons het leven vergemakkelijken? Waarom dan alleen in de privésfeer? De eenvoud en laagdrempelige toepasbaarheid zouden in een zakelijke omgeving ook prima moeten kunnen gedijen, toch?
Absoluut (!) zult u wellicht denken, maar er zijn wel wat zaken om rekening mee te houden. Laten we zeggen dat apps voor privégebruik veelal gratis zijn of tegen een kleine vergoeding verkregen worden. Omdat apps door een groot publiek worden gebruikt, kan door advertentie- en reclame-inkomsten dit gratis aangeboden worden. Daarnaast dient de app voor privégebruik zelden gevoelige informatie te verwerken, app’s om te bankieren daargelaten.
Waarom is een zakelijke app dan niet gratis? Deze vraag wordt mij vaak gesteld, want als ik op mijn telefoon een CRM-app (bv.) installeer moet ik hiervoor betalen.

Waarom? Een zakelijke app is van een heel ander kaliber. Deze is vaak niet gemaakt voor een breed publiek en verwerkt in veel gevallen cruciale c.q. gevoelige bedrijfsinformatie. Dit betekent dat de behoefte aan beveiliging van dit soort apps groter is. En er zal een veilige connectie moeten worden gemaakt met de backoffice naar bijvoorbeeld een ERP- of CRM-systeem. Dit vraagt nogal wat.

Hebt u Buienradar al eens gevraagd of zij een stukje maatwerk willen toevoegen voor u? Want een tweede, wellicht nog interessanter punt, is ‘maatwerk’. Vanuit een klassieke gedachte zijn we gewend licenties te kopen voor een softwareoplossing. Deze draait lekker in uw keldertje op een server en wanneer het echt nodig is, zou het kunnen dat u aanvullende code laat toevoegen of zelf toevoegt om zo een proces naar eigen hand te modeleren. Maatwerk dus. In een app kan dit niet. Punt. Een app is standaard software en wordt in één versie via de cloud aangeboden. Deze software is bovendien niet van u. U mag gebruik maken van de toepassing. Dát is het concept achter de app. De kracht van een app is eenvoud om het gebruik laagdrempelig te houden. Daarnaast geniet u van updates zonder dat u hier iets voor hoeft te doen. Dit gaat niet lukken als er overal verschillende versies staan met klantspecifieke code. 

Al met al zullen apps in een zakelijke omgeving vele vragen oproepen. Ik hoop dat ik hiermee een klein beetje duidelijkheid kan scheppen. Ten eerste de kracht van een app als een standaard stuk gereedschap. Ten tweede dat een zakelijk gebruik wel iets anders vraagt dan een app voor privégebruik. Ben benieuwd naar reacties…

Muisklikje meer of minder?!

“Meneer Berends, voordat u begint met uw demonstratie willen wij, naast dat wij verwachten dat u de business case volgt, dat u er rekening mee houdt dat wij sterk letten op de snelheid waarmee zaken vastgelegd kunnen worden in het ERP-systeem. We willen weten en zien of we niet ontzettend veel moeten klikken om tot resultaat te komen.”
Da’s een dooddoener als je nog moet beginnen! Je krijgt een business case waarbij alle smaken die je in een snoepwinkel kunt kopen voorbij moeten komen inclusief alle uitzonderingen die er maar bedacht worden. En dat met een minimum aan muisklikken! Mooie uitdaging.

Ik kan me nog herinneren dat ik met Triton compleet met snel-functies en tabs door het systeem kon navigeren. Dat ging ontzettend snel en ik was de koning in het vinden van schermen. Ik kan me nog herinneren dat ik sneller op de numerieke toetsen was dan de gemiddelde kassabediende bij de Aldi. Dit was nog voordat de barcode zijn intrede in de supermarkt deed. De reden dat ik zo snel moest zijn, was omdat ik alle orders moest doorzoeken. Even snel een ad hoc-rapportje in elkaar zetten of een filtertje op een scherm was er niet bij. Query’s bouwen was technisch werk voor de ICT-afdeling en een query draaien legde bijna het hele bedrijf plat. Dus iedere order werd bekeken en de resultaten van de voortgang werden op een lijst bijgeschreven. Dit is nog maar een topje van de ijsberg. Tegenwoordig moet een ERP-pakket alles kunnen en alle informatie moet direct beschikbaar zijn. We zijn steeds complexere vraagstukken aan het automatiseren en af en toe wagen we ons ook aan de uitzonderingen.

 

Even terug naar de eerste opmerking. Zegt het aantal muisklikken iets over de kwaliteit van het pakket? Het zegt wel iets over de snelheid van orderinvoer, maar we willen tegenwoordig ook veel meer. Neem bv. marge-bewaking, ATP- en CTP-checks, koop-/ maakbeslissingen bij orderinvoer, etc.

Hoe je het wendt of keert, maar als je al deze functionaliteit beschikbaar wilt hebben vanuit één scherm, zal je toch ergens de informatie vandaan moeten halen en het systeem erop attenderen dat ergens op te halen. Dit kan in veel gevallen met snel-toetsen, maar in veel gevallen zal je toch je muis moeten gebruiken.

De overtuiging moet in deze niet uitgaan van het minimaliseren van muisklikken, maar hoe snel kom ik tot betrouwbare informatie en hoe zorg ik dat data foutloos ingevoerd of geïnterpreteerd kan worden. Hierbij leveren enkele extra muisklikken een paar gigantische business voordelen op. Ten eerste heb je vanuit één scherm betrouwbare en nuttige informatie tot je beschikking. Ten tweede zou extra invoer van gegevens kunnen zorgen dat de rest van de keten de juiste informatie heeft om efficiënt te kunnen produceren en leveren.

Een tweede vraag die u zich kunt stellen is of er ooit verdiend is aan het verminderen van muisklikken. Nu snap ik dat als u een bedrijf bent met een hele grote stroom orders, order entry super snel moet gaan. Daarom is het zo belangrijk dat de werkvoorbereider alle informatie in het systeem stopt, zodat order entry foutloos gaat. Het aanmaken van nieuwe producten zal meer tijd vergen voor werkvoorbereiding, maar die tijd wordt met gemak teruggewonnen bij de order entry. Dit is maar één van de vele voorbeelden die ik zou kunnen opreutelen. Herkent u zich hierin?

Excel… uw vriend of vijand?

Bij de meeste gesprekken die ik heb gevoerd met toekomstige klanten, kwamen de volgende randvoorwaarden vaak ter sprake. Ten eerste een minimum tot geen maatwerk. Het liefste zou men bij eventueel maatwerk de werkprocessen zo willen aanpassen dat het binnen de standaard wordt afgedekt. Een heel mooi streven en dito uitgangspunt om een ERP-project in te gaan. Dit geldt trouwens niet allen voor ERP, maar voor ieder type IT-project. Een tweede veel voorkomende randvoorwaarde is dat men af wil van de vele Excel-lijstjes die in omloop zijn. Op deze laatste wil ik wat dieper ingaan. 

Een leuk voorbeeld is een gesprek dat niet al te lang geleden plaatsvond met een productiebedrijf die van een ‘handgemaakte’ IT-oplossingen een volgende stap wil maken door naar een geïntegreerd ERP-systeem te gaan. Deze persoon gebruikt voor de aansturing van zijn fabriek een Excel-sheet van meerdere GB’s. Het gelukkigste moment in zijn carrière was de dag dat Microsoft aankondigde dat de limiet van 66.000 regels in Excel opgehoogd werd naar oneindig. Aj!  

Er worden (onbewust) grote risico’s genomen! Vaak gedreven door gebrek aan functionaliteit of budget om rapporten of inzichten in het huidig ERP te ontwikkelen, ontstaat er bij gebruikers de drang om dit op te lossen met Excel. De gebruiksvriendelijkheid en eenvoud van Excel houden een gebruiker daarbij niet tegen. Helaas leidt dit in vele gevallen tot het aanmaken van een complete sub-administratie buiten ERP, want binnen Excel is er geen integratie met financiën, het is voor bijna (nagenoeg) niemand bereikbaar (Excel-bestanden zijn vaak lokale of gedeelde documenten en dan kan er maar één persoon tegelijk in werken) en de waarheid wisselt met de dag. Vele verschillende versies worden verspreid via mail of andere kanalen, waarbij men zeker het gebruik van complexe macro’s niet schuwt. Oef! En wat als…? 

Is Excel dan geen goed product? Mijn antwoord is hierin vrij eenvoudig. Excel is een super tool om gegevens náder in te analyseren en te rapporteren. Bijna iedereen kent Excel en heeft er zakelijk of privé wel eens mee van doen. Mijn vrouw d’r huishoudboekje wordt erin bijgehouden bijvoorbeeld. Dit betekent dat het een laagdrempelig product is waarmee je snel van start kunt. Daarnaast is er altijd wel een iemand (bv. collega) die jou verder kan helpen.

Maar stel nu dat we de gegevens niet vastleggen in Excel, maar in ERP (waar het ook voor bedoeld is!)? En deze daarna aanbieden aan Excel (al dan niet direct van de database of met tussenkomst van een datawarehouse of gewoon door simpel knippen en plakken), zodat we de gegevens verder kunnen analyseren, opmaken en rapporteren. Dan houden we de situatie dat de waarheid (datagegevens) uit ERP komt en je gebruik maakt van de kracht van een product waar vele mensen zeer kundig in zijn. Volgens mij is Excel zo fout nog niet. Herkenbaar?